10 tips om te voorkomen dat jouw mail als spam wordt gemarkeerd

Als je een eigen mailing lijst hanteert, draait alles om verwachtingen. Wat mag je klant van jou verwachten? Schep dus een helder beeld en laat zien dat het de moeite waard is om actief te zijn op jouw lijst. Maak je lijst exclusief en deel daar informatie op die op andere plekken niet gedeeld wordt. Mensen op jouw lijst krijgen een voorkeurspositie en krijgen kortingen en materiaal aangeboden die je op social media niet aanbiedt.

Daar hoort bij dat jij je huisstijl niet te vaak verandert. Zorg ervoor dat je mailing herkenbaar is, met hetzelfde logo en de zelfde look-and-feel. Maar ook de frequentie waarop je mailt is belangrijk. Wees duidelijk. Als je zegt : "elke week een geheime tip in je mailbox", houd je er dan ook aan.

Een sterk merk zal ervoor zorgen dat jouw klant  elke week op hetzelfde tijdstip klaar zitten en wachten op jouw nieuwsbrief. Hoe gaaf is dat?

Alles draait dus om verwachtingen. Toch maak ik het nog te vaak mee dat ondernemers te veel vanuit hun eigen beleving schrijven en niet goed weten wat er echt speelt. De markt, en daarmee de denk- en handelswijze van je klant, verandert razendsnel. Het is belangrijk dat je aan marktonderzoek doet en blijft polsen waar je klant echt behoefte aan heeft. 

Daarom besteed ik in mijn trajecten veel aandacht aan wie je doelgroep is en wat zijn verlangen is. Als je content verstuurt die daarbij aansluit, heb je sneller een actieve lijst, zonder spam. Op het moment dat je te veel afwijkt van wat er echt speelt in de ogen van je klant kan het anders aflopen. 

Als de mail verwarrend overkomt, sleept je klant het meestal zelf naar de spam folder. Wanneer je mail daar eenmaal staat, kun je daar vrij weinig aan veranderen.

De beste mails geven jouw klant het idee dat hij geen nummertje is. Als je massa mails verstuurt, heeft je klant dat goed in de gaten en zal hij sneller afhaken. Verstuur daarom niet alleen mails naar de hele lijst, maar ook mails naar een selectief groepje op de lijst. 

Iets wat ik zelf heel gaaf vind is om een actie te versturen naar de top 25 meest trouwe en meest actieve abonnees op mijn lijst. Ik kan e bijvoorbeeld uitnodigen voor een exclusieve master mind of een "lunch & learn".

Massa mails worden sneller aangemerkt als spam. Persoonlijkere mails komen sneller aan in de inbox.

Het onderwerp van je mail is het eerste wat jouw abonnee ziet. Daar moet hij dan ook meteen wakker van worden. Soms zijn onderwerpen helaas misleidend of bevatten ze spam woorden. Uit onderzoek blijkt dat 50% van alle e-mail lezers zich wel eens bedonderd voelt doordat ze een mail lezen met een misleidend onderwerp (bron: litsus.com)

Een misleidend onderwerp kan zijn dat je een titel laat beginnen met "RE:" of "Fwd:". Het lijkt dan net alsof de abonnee je al kent. Wees voorzichtig met deze truc en gebruik hem niet te vaak.

Let erop dat het onderwerp en de eerste paragraaf uit je mail van elkaar verschillen. Mochten ze te veel op elkaar lijken, verhoogt dat ook weer de kans dat je mail sneller in de spamfolder terecht komt.

Als er al spelfouten in je onderwerp staan, of in de eerste zinnen van je mail, kom je niet echt professioneel over. Zorg er dus voor dat je spelling correct is. Met de gratis tool grammarly kun je automatisch je teksten controleren. Bovendien kan grammarly je waarschuwen voor teksten die de spamfilter kan activeren.

Het is echt zo zonde als je mail in de spamfolder terecht komt, terwijl dit zo makkelijk voorkomen had kunnen worden!

Zorg dat je altijd toestemming hebt om je klant te mailen. Dat is in Europa verplicht. Bij elk formulier op je website waarmee je klant zich kan inschrijven moet een toestemmingsvinkje zijn, waarmee je klant handmatig kan aangeven dat hij het ok vindt dat je hem mailt. Voeg je abonnee dus niet zomaar zonder toestemming toe aan de lijst!

Spamfilters worden actief als je bepaalde woorden of woordcombinaties gebruikt. Hoe meer je er gebruikt, hoe sneller je mail als spam wordt aangemerkt. Bij spam trigger woorden kun je denken aan:

Probeer deze woorden te omzeilen en onthoud goed dat je meestal niet eens je verkooppet opzet, maar gewoon een mail stuurt om je abonnee te inspireren en te motiveren, niet om hem over te halen iets te kopen (80/20% regel).

Zelf gebruik ik MailBlue. Daar zit een ingebouwde spam check in. Het laat je belangrijke punten zien die je moet aanpassen om de spam filter te vermijden.

Het is wettelijk verplicht dat je abonnee zich moet kunnen uitschrijven en dat je zijn verzoek binnen 10 dagen verwerkt. Je wilt met je statements natuurlijk betrouwbaar overkomen, dus bied je deze mogelijkheid. Tegelijkertijd is het zo dat je alleen maar actieve en serieuze abonnees op je lijst wil hebben staan, dus als niet serieuze abonnees zich willen uitschrijven is dat juist goed!

Goede afzender info verbetert je reputatie. Verander daarom deze info niet te vaak, maar houd het consistent. Denk ook even na welke afzender naam het beste aansluit bij de verwachtingen van je klant. Hoe herkenbaarder het is, hoe beter. Persoonlijk gebruik ik altijd de syntax: "Roel | Skillz Online", zodat het EN persoonlijk is EN mijn bedrijfsnaam zichtbaar is. Het moet in elk geval herkenbaar zijn.

Wanneer je foutieve afzender info gebruikt, zullen veel e-mailsystemen zien dat je mail wordt verstuurt uit een e-mailmarketing systeem en sneller als spam markeren. Persoonlijk gebruik ik mailblue en daarin kan ik zelf aangeven wat er in de afzender info komt te staan.

Daarnaast is het belangrijk dat je het afzender e-mailadres altijd op een eigen e-mailadres zet, bijvoorbeeld team@, of roel@ of administratie@ en niet op het e-mailadres van de klant zelf. Gebruik NOOIT een gratis e-mailadres zoals @gmail.com of @yahoo.com. Die worden bijna altijd als spam aangemerkt. Gebruik liever een professional adres, gerelateerd aan jouw domein (roel@skillz-online.com).

Zorg er ook altijd voor dat het "van" en "naar" e-mailadres van elkaar verschillen.

Een bijlage, een word document een plaatje of zelfs een digitale handtekening, kunnen vaak malware of virussen bevatten. Wees daarom voorzichtig met het gebruik ervan. Een goede mail heeft een juiste balans tussen afbeeldingen, bijlagen en tekst.

Spam filters controleren ook de links die je gebruikt. Wanneer je naar websites linkt die een minder goede reputatie hebben, krijg je daar strafpunten voor.

Kort je links ook niet in (met eendienst als bit.ly), maar gebruik de daadwerkelijke url. Als je een link gebruikt in de mail, werkt het het beste als je "klik  hier >>>" gebruikt, of een knop.

Je Internet Service Provider verwerkt jouw mail en markeert jouw mail als spam (of juist niet). Als jouw mails veel geopend worden, zal hij ze sneller als populair en gewild zien. Zitten er veel 'slapende' leden op je lijst, die de mail niet openen, dan zullen je mails sneller als niet populair en niet gewild worden aangemerkt, en komen ze dus in de spam folder terecht.

Daarom is het belangrijk dat je je lijst schoont houdt. Dat kan automatisch, als jij de tijdsduur bepaalt waarna je abonnee als niet actief wordt gezien (bijvoorbeeld wanneer je abonnee in 3 maanden tijd niet op je website is geweest en ook  geen enkele nieuwsbrief heeft geopend.

MailBlue hanteert de regel dat je alleen mails moet sturen naar mensen die in de afgelopen 12 of 24 maanden actief zijn geweest. Maar meestal zet ik die frequentie wat korter in, op 3 tot 6 maanden.